Seien Sie der Chef über Ihr E-Mail-Postfach

Sie – als Chef – wie verhalten Sie sich? Haben Sie für jedermann immer eine offene Tür oder wimmeln Sie erst einmal alle ab? Fragen Sie Befürworter der offenen Tür-Strategie, dann werden Ihnen diese erklären, dass dadurch viele Probleme schon im Vorfeld aus der Welt geräumt werden können, vieles sofort geklärt werden kann und dadurch keine unnötigen Ressourcen aufgewendet werden müssen. Die Abwimmler unter den Chefs werden auch gute Argumente dafür anführen können und davon überzeugt sein, dass Menschen mit Themen die wichtig sind, sich nicht so leicht abwimmeln lassen und ihr Anliegen in jedem Fall erneut vortragen werden.

Doch was hat das mit E-Mail und Spam zu tun?

Auch hier sind beide genannten Strategien umsetzbar.

Zuerst einmal verhält sich ein E-Mailserver wie ein Chef mit offener Tür. Alles darf rein und wird sofort durchgestellt. Um dem ganzen Unrat und Spam vom Chef abzuhalten, gibt es digitale Vorzimmer-damen/-herren, welche die eingehende Mailflut filtern und Unerwünschtes entfernen – bei Ihrem E-Mail Postfach ist das der Job des Spamfilters.
Doch Vorzimmerdamen und Spamfilter können sich auch mal irren, außerdem kann es passieren, dass sie unnötig viel Arbeit in das Aussortieren der unerwünschten Post stecken müssen. Schließlich können Sie Ihrer Vorzimmerdame bzw. Ihrem Spamfilter auch beibringen wessen Anliegen in jedem Fall, wessen Anliegen nie passieren dürfen (Whitelisting und Blacklisting) oder sie können sie autorisieren, dass bestimmte Anliegen zu bestimmten Themen oder von bestimmten Leuten immer an andere verwiesen werden sollen (Mailfilter). Doch all das ist mühsam und aufwändig und muss immer wieder an neue Erfordernisse angepasst werden.

Am Empfang kommt niemand vorbei

Deshalb wurde zusätzlich noch ein Empfang eingerichtet, dessen Aufgabe es ist, nur diejenigen vorzulassen, die hierfür vorgesehen sind und alle anderen erst mal abzuwimmeln. Wenn es wichtig ist, werden sie schließlich wieder kommen und dann kann man sie immer noch an die nächsthöhere Instanz (das Vorzimmer) weiter leiten.

Dieser Empfang ist vergleichbar mit dem Greylisting (auch Graylisting) eines Mailservers. Er wimmelt erst mal alle ab und teilt den Mailservern von denen eingehende E-Mails stammen mit, dass er gerade beschäftig ist und keine Mails annehmen kann. „Normale“ Mailserver versuchen darauf hin zu einem späteren Zeitpunkt eine erneute Zustellung der E-Mail. Spammende Mailserver machen das (üblicherweise) nicht, denn da ein großer Teil der verwendeten E-Mailadressen nicht funktioniert, würden die erneuten Zustellversuche den Mailserver sehr schnell blockieren.

Löst Greylisting das Spam-Problem?

Wie im realen Leben ist Abwimmeln nicht immer eine gute Strategie. Vielleicht war ein Anliegen ja nicht nur wichtig, sondern auch sehr dringend und durch das Verzögern hat sich die Sache erledigt – eine Chance ging verloren. Außerdem behindert diese Maßnahme nicht nur Spammer, sondern alle, die Ihnen eine E-Mail senden möchten. Als besonders nervend wird eine Verzögerung sicherlich gerade von den wichtigen Kommunikationspartnern empfunden, schließlich wird hierdurch die Zustellung aller E-Mails verzögert. Und zu guter Letzt ist es auch nicht vorhersehbar ob und wann der sendende Mailserver den Zustellversuch wiederholen wird.
Gegen Greylisting spricht auch, dass sich Spammer bisher immer erfolgreich auf jede Gegenmaßnahme eingestellt haben und tatsächlich zeigen unsere Analysen, dass trotz Greylisting Spam ankommt – wenn auch in stark reduzierter Anzahl.

Greylisting – ja oder nein, oder vielleicht jein?

Jeder muss für sich selbst entscheiden, welches Verhalten seines Mailservers er wünscht und welche Maßnahmen er ergreifen möchte. Ich habe für mich persönlich entschieden Greylisting als Standard zu aktivieren – außer für ein „Express-Postfach“, also eine E-Mailadresse, die nicht veröffentlicht und nur denjenigen Personen mitgeteilt wird, die in der Lage sein sollen schnell und ungefiltert E-Mails an mich zu senden – etwa, während sie mit mir telefonieren.

Dass auch diese Adresse irgendwann „verbrennt“ wenn Spammer z. B. Zugriff auf die Adresslisten meiner Kommunikationspartner erlangen, ist mir klar – aber bis dahin genieße ich Beides: Einen Empfang der abwimmelt und erst bei erneuter Kontaktaufnahme an das Vorzimmer weiter leitet in dem sein Anliegen geprüft und vorsortiert wird und gleichzeitig eine direkte Hotline für über die man nahezu in Echtzeit Mails erhalten kann.

Sie entscheiden – wir realisieren

Ich hoffe meine Vergleiche mit der „realen“ Welt haben Ihnen dabei geholfen die Verfahren einzuschätzen und für sich zu entscheiden welchen Umgang mit E-Mails Sie wünschen. Wenn Sie wissen was Sie wollen, oder wenn Sie noch Fragen haben, stehen wir Ihnen gerne bei der Realisierung und Anpassung Ihres Mailservers zur Verfügung.

Autor: Ralph Lindner

Hier blogge ich zu Themen wie Internet, Technik, Lernen, Städteplanung oder Mobilität.

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